Die Segmentierung

Das Modul Segmentierung ist eine einfache aber sehr leistungsstarke Möglichkeit, die Unternehmenszahlen für einzelne Bereiche des Unternehmens (Segmente) zu analysieren. Dies ist näherungsweise selbst dann möglich, wenn die Zahlen in den Susa-Daten gar nicht auf diesem Detaillierungsgrad enthalten sind, da z.B. keine Kostenstellen erfasst werden.

Solche Segmente können beispielsweise sein: 

• Mehrere Filialen eines Unternehmens, die aber in einer Gesellschaft geführt werden
• Abteilungen
• Länderniederlassungen
• Teams
• Produktgruppen

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In diesem Video erhalten Sie einen schnellen Überblick über die Anwendung der "Segmentierungen":

Das Modul "Segmentierung" erreichen Sie über die linke Hauptnavigation als Unterpunkt von "Analyse":

Das Grundprinzip funktioniert ähnlich wie in der Planung:

1. Festlegung des Detaillierungsgrades über Planungsvorlagen
2. Aufteilung der BWA-Werte auf die Segmente

1. Die Planungsvorlage: Festlegung des Detaillierungsgrades

Im ersten Schritt müssen Sie festlegen, wie fein die Aufteilung der BWA-Zahlen auf die Segmente sein soll. So können beispielsweise nur die Umsätze aufgeteilt werden. Alternativ aber auch die Unterkonten der Umsätze, z.B. Online-Umsätze und Ladenumsätze. 

Je feiner die Aufteilung, desto größer der Detaillierungsgrad der Segmentierung. Gleichzeitig steigt aber auch die Anforderung an die Aufteilung, der Aufwand wird größer - dies ist bei der Definition zu berücksichtigen.

Die Definition einer Planungsvorlage für Segmentierung funktioniert analog zur Erstellung einer Planungsvorlage bei der Planung. Daher verlinken wir zu dem entsprechenden Artikel: Hier geht es zum Artikel

2. Erstellen der Segmentierung

Klicken Sie im Modul "Segmentierung" auf den Button "+ Neue Segmentierung erstellen".

Es öffnet sich ein Fenster zur Festlegung der Basiseinstellungen:

Die Basiseinstellungen

• Welche Planungsvorlage soll genutzt werden (siehe 1.)
• Welche Bezeichnung soll die Segmentierung erhalten? Nutzen Sie hier "sprechende" Namen, damit Sie oder andere Anwender in der Zukunft in der Übersicht aller Segmentierungen sofort erkennen, welche Inhalte eine konkrete Segmentierung hat.
• Nach dem Klick auf "Speichern" schließt sich das Fenster und die neu angelegte (noch inhaltsleere) Segmentierung wird in der Übersichtsliste sichtbar.

Erstellen der konkreten Segmente

Mit dem Klick auf den Namen der Segmentierung in der Übersichtsliste öffnen Sie die konkrete Segmentierung.

Klicken Sie auf "Segmente bearbeiten", um die gewünschte Zahl der Segmente einzurichten und ihnen Namen zu geben:

In diesem Beispiel belassen wir es bei zwei Segmenten, die wir "Filiale" und "Online-Umsätze" nennen. Wir möchten also mit der Segmentierung eine Gewinn- und Verlustrechnung für diese beiden Segmente erstellen, auch wenn die Zahlen in den Susa-Daten nicht getrennt erfasst werden.

Wir benennen die beiden Segmente also entsprechend und speichern.

Aufteilung der BWA-Werte auf die Segmente

Im nächsten Schritt wird nun der Wert jeder BWA-Zeile prozentual auf die beiden Segmente aufgeteilt. Im Beispiel des Umsatzes: 80% des Umsatzes werden im Ladenlokal realisiert, 20% im Online-Shop. Die Spalte "verbleibend" zeigt Ihnen an, ob Sie 100% des BWA-Wertes verteilt haben - dies ist bei mehr als zwei Segmenten eine hilfreiche Information, um Fehler zu vermeiden.

So teilen Sie jede Zeile der BWA auf die Segmente auf, Erlöse und Kosten. Das Ergebnis ist ein G&V für jedes Segment.

Aufteilung der BWA-Werte auf die Segmente mit vorhandenen Unterkonten

Die Segmentierung ermöglicht eine differenzierte, näherungsweise Analyse der Segmente (hier: der Filialen) auch dann, wenn die Daten in der Buchhaltung nicht getrennt erfasst werden.

Die Stärke des Moduls ist es aber, dass auch schon vorhandene Unterkonten mit der gleichen Logik berücksichtigt werden können, um die Genauigkeit zu erhöhen. 

Hier das Beispiel, dass die Umsätze für den Online-Shop und das Ladengeschäft bereits getrennt gebucht werden. Nach der gleichen Logik kann diese genaue Erfassung in der Segmentierung berücksichtigt werden.

1. Planungsvorlage: Die Planungsvorlage muss entsprechend angepasst werden, die Umsätze werden nicht mehr pauschal verteilt. Sondern es gibt die beiden entsprechenden Unterpositionen und eine "Rest-Zeile" für die Umsätze, die nicht in diese beiden Kategorien fallen. Zur Erstellung der genauen Planungsvorlage sei nochmals auf den Artikel im Bereich "Planung" verwiesen.
2. In der Segmentierung werden die Umsätze aus dem Online-Bereich nun zu 100% (!) dem Segment "Online-Shop" zugewiesen. Die Umsätze 19% entsprechend dem Segment "Ladengeschäft". So bilden wir mit der gleichen Logik hier die hohe Genauigkeit in der Buchhaltung auch in der Segmentierung ab. Die sonstigen Positionen (z.B. Kosten) können weiterhin geschätzt aufgeteilt werden. 

Festlegen des Zeitraumes der Segmentierung

Grundsätzlich gilt die prozentuale Aufteilung der BWA-Werte auf die Segmente in jedem Monat. Nun ist es aber möglich, dass sich diese Verteilung im Zeitverlauf verändert. Im Beispiel könnte das Fall sein, wenn eine dritte Filiale eröffnet wird oder zusätzliches Personal in einer Filiale eingestellt wird.

Sobald sich die Aufteilung ändert, muss (und kann) dies in Companyon hinterlegt werden.

Klicken Sie dazu auf das Zahnrad-Symbol neben dem Anwendungszeitraum.

Die Logik:

1. Zum Start gibt es keinen definierten Zeitraum für die Segmentierung, sie gilt in jedem Monat

2. Sie können jederzeit einen neuen Zeitraum anlegen. Z.B. ab dem Monat, an dem die neue Filiale eröffnet wurde. Klicken Sie dazu auf "+ Weiteren Zeitraum anlegen".

3. Für diesen neu definierten Zeitraum geben Sie die prozentuale Verteilung neu ein - so können Sie Veränderungen über den Zeitablauf jederzeit ganz einfach anpassen.

Aktivierung nicht vergessen

Wenn Sie die Änderungen abgeschlossen haben, klicken Sie auf den Button "Segmentierung aktivieren". Die Eingaben werden übernommen und die auf die Segmente aufgeteilten BWA-Werte werden angezeigt, ebenso wie die berechneten G&V-Werte.

Hier die aktivierte Segmentierung mit den aufgeteilten Umsatzerlösen und vorhandenen Unterkonten:

Hier die aktivierte Segmentierung mit der pauschalen Verteilung der Umsätze, die wir am Anfang des Kapitels definiert haben: